乐山师范学院图书馆、档案馆

档案〔　1　〕号

乐山师范学院

档案馆档案查阅及借阅管理办法

根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》和《乐山师范学院档案管理办法》等有关规定，本着既方便利用，又利于保密和保管的原则，特制定本管理办法。

第一条 学校档案在为学校服务的同时也为社会服务。

第二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用档案馆已开放的档案。

第三条 利用档案须认真填写《乐山师范学院档案查阅登记表》和《乐山师范学院档案借阅登记表》，档案原则上只提供馆内阅览，如因工作要求需要借出，必须经图书馆、档案馆馆长批准后办理借阅手续方可借出，借出时长一般为15个工作日。延长借阅时间需办理续借手续。保密档案一律不对外借出。

第四条 本校工作人员查阅档案，须遵循下列规定：

（一）一般情况下，本校工作人员因公需要查阅本部门或本人形成的非保密档案，可直接到档案馆凭个人有效证件办理登记手续后即可查阅；査阅不属于本部门或本人形成的非密级档案，查阅者需出具说明利用目的的查档申请或介绍信，并报请本单位负责人和档案形成单位负责人审核签字，加盖公章，方可查阅。查阅本部门或本人形成的密级档案，档案利用单位或个人，须持本单位负责人签字同意的查档申请，加盖单位公章，经图书馆、档案馆馆长签字同意后，方可登记查阅利用；

（二）本校工作人员查阅上级保密文件档案需经学校保密工作小组批准。因公查阅保密档案或查阅档案形成单位限制利用的档案，档案利用单位或个人，需出具说明利用目的的查档申请，并报请本单位负责人审核签字，加盖公章，经图书馆、档案馆馆长签字同意后，方可登记查阅利用。

（三）本校工作人员因公需要利用涉及重大问题或者国家秘密的档案，除经学校保密工作小组批准、档案形成单位和图书馆、档案馆馆长书面同意之外，还需经学校分管领导审查批准。

（四）本校工作人员因公利用科研项目档案，须持该项目负责人签字同意的证明，并加盖单位公章，方可登记利用；涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，科研工作部门领导审批，加盖公章，图书馆、档案馆馆长审批，必要时报请分管校领导审查批准后，方可登记查阅利用。

（五）本校工作人员因公需要查阅学校党委会议、校长办公会议、校领导办公会等记录或纪要、上级文件等不宜公开的档案，须经学校党政办公室主任批准，图书馆、档案馆馆长同意，方可查阅利用。

（六）本校工作人员因公需要利用重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经图书馆、档案馆馆长批准后，方可登记查阅利用。

第五条 校外单位人员利用本校公开档案，一律凭单位正式介绍信和其身份证或工作证等有效证件，履行相应手续并经有关领导审核签字批准后，方可利用；要求出具证明材料者，须持所在单位（党组织）开具的介绍信，经图书馆、档案馆馆长同意方可办理。校外单位因与我校合作，需使用本校公开档案，由我校项目负责单位开具使用函，经部门负责人同意后，提请档案产生部门负责人签批意见，经图书馆、档案馆馆长同意方可办理。利用档案时，需由学校工作人员带领相关人员到馆查阅，档案不得外借。

第六条 利用本人的学籍、学历档案和其他综合档案，须持本人身份证或其他有效证件，现场说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人亲笔签名的委托书及身份证或其他有效证件，方可登记利用。

第七条 港、澳人员、台湾同胞，海外侨胞利用本馆开放档案，须持主管部门介绍信，报经图书馆、档案馆馆长、国际合作与交流处、保密工作小组和学校领导审批后，方可查阅。

第八条 借阅档案须填写《乐山师范学院档案借阅登记表》。查阅档案应在馆内阅览，档案材料原则上不外借。确因工作特殊需借出使用，申请外借档案单位应填写《乐山师范学院档案借出审批表》，并报请其单位负责人审核签字，经图书馆、档案馆馆长，档案形成部门负责人和分管校领导签字批准后，方可借出。借档单位及经办人必须确保档案完好无损，使用完毕后及时原样归还。归还档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。

第九条 查阅和借阅档案要严守保密规定，注意保护档案的实体安全，档案借阅人在查阅时不得吸烟。未经档案管理人员同意，不得擅自进入档案库房进行查找和翻阅。

第十条 各类档案未经同意不得翻拍，复制，不得随意拆卷、写眉、折叠，不准涂改、圈划、打叉、增删、折、剪、抽页、调换、污损卷内文件，不得随意摘抄档案资料和擅自公开档案内容，更不能丢失，违者按《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《乐山师范学院档案管理办法》等相关规定，视其性质和情节，严肃处理，甚至追究法律责任。

第十一条 借阅和归还档案时，应按规定履行签字、登记、注销等手续，档案管理员对借阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究借阅单位和经办人责任。

第十二条 凡需要出具证明和摘抄档案内容的，档案人员对出具的证明和摘抄内容应认真核对，严格把关，经图书馆、档案馆馆长审阅后方可盖章。

图书馆、档案馆

2023年10月19日

附件：乐山师范学院档案借出审批表

乐山师范学院档案借出审批表