关于做好2020年档案收集工作的通知

校内各职能部门、二级学院：

档案是持续记录学校办学历史、促进学校建设和发展的一项重要基础性工作。根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《乐山师范学院档案管理办法》（乐师院[2014]79号）等文件精神，结合学校档案工作的实际情况，现将2020年档案立卷归档工作通知如下，请按时完成档案的整理和移交。

一、归档内容

1、总要求：学校党政管理、教学、科研、财会、外事、基建、资产与设备管理、出版等管理工作中形成的文件纸质材料、电子文档和影像资料，均应归档。

2、归档内容、范围及保管期限：各类档案归档具体内容、范围及保管期限，请参见《乐山师范学院档案归档范围及保管期限表》（附件1）。

3、专业获奖：各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（厅级及以上）奖励产生的资料，按要求均应整理归档移交档案馆。

4、实物：校际交流中产生的具有保存价值的实物等，按要求均应整理归档，移交档案馆。

二、归档时间

1、档案覆盖时间：2020年1月1日-2020年12月31日。

2、归档完成时间： 2021年6月30日之前完成归档、移交工作。

3、专项档案归档时间：

（1）基建项目类文件材料：应在项目完成后3个月之内完成归档工作。

（2）重大活动、全校性会议：形成的具有保存价值的档案材料，由牵头单位按专题立卷，并于活动结束后2个月之内完成归档工作。

（3）防疫抗疫期间的文件、照片、视频、实物等资料：全校各部门、各教学于2021年6月30日之前完成归档工作。

（4）扶贫期间产生的文件、照片、视频、实物等资料：全校各部门、各教学院于2021年6月30日之前完成归档工作。

（5）申硕专项：学科建设与研究生处于2021年6月30日前，将申硕期间产生的文件、照片和视频等资料完成归档。

（6）重要展览的图片、视频等：全校各门、各教学院举行的宣传、教育等重要展览的图片（电子版）、视频均应归档，并于2021年6月30日之前完成归档工作。

（7）2021届毕业生学业成绩、毕业等资料：在12月31日前完成归档工作。

三、归档要求

1、双套制：今年档案的收集整理继续执行档案双套制管理，按照档案规范化管理的要求，所有移交档案实行纸质档案与电子档案一一对应，并实现南大之星档案系统内的全文挂接。（具体参见附件2）

2、审查与审核：按“应收尽收、应归尽归”原则，请各部门领导和兼职档案员认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，特别须注意签字和公章的完整性，严把质量关，防止漏归、错归。

3、立卷与分类：兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，以确保本部门文件材料能够及时、完整地归档。

4、查漏补缺：历年应归档但尚未归档的文件材料，请各单位认真检查，查遗补漏，及时归档；当年资料归档后，若兼职档案员有调整、补充，请及时通知档案馆。

5、合作分工：凡由多个单位合作完成的项目或工作，由主办部门立卷、归档。各参与单位将自己承担部分任务的文件资料送交主办部门。

6、移交手续：移交档案必须履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签名盖章，各存清册一份。

特此通知。

档案馆

2021年5月8日