校内各单位：

档案是持续记录学校办学历史、促进学校建设和发展的一项重要基础性工作。根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《乐山师范学院档案管理办法》（乐师院[2014]79号）等文件精神，结合学校档案工作的实际情况，现将2021年档案立卷归档工作通知如下，请各单位按时完成档案的整理和移交。

一、归档要求及内容

1、总要求：学校党政管理、教学、科研、财会、外事、基建、资产与设备管理、出版等管理工作中形成的文件纸质材料、电子文档和影像资料，均应归档。

2、归档内容、范围及保管期限：各类档案归档具体内容、范围及保管期限，请参见《乐山师范学院档案归档范围及保管期限表》（附件1）。

3、获奖：各单位获得的厅级及以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等奖励产生的资料，按要求均应整理归档移交档案馆。

4、实物：各单位在管理、教学、校际交流等活动中产生的具有保存价值的实物等，按要求均应整理归档，移交档案馆。

5、专项档案：各单位在常规管理、教学等工作中产生的具有保存价值资料之外，学校当年的重点工作、重大活动、会议和特殊时期产生的具有保存和参考价值的各种形态的资料均应形成专项档案，按要求整理归档，并移交到档案馆。

二、归档时间

1.档案覆盖时间：2021年1月1日-2021年12月31日。

2.档案归档完成时间： 2022年6月30日之前完成归档、移交工作。

三、专项档案

专项档案均由牵头单位立卷归档；两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。2021年专题档案归档具体要求见下表。

四、归档要求

1、双套制：今年档案的收集整理继续执行档案双套制管理，按照档案规范化管理的要求，所有移交档案实行纸质档案与电子档案一一对应，并实现南大之星档案管理系统内的全文挂接。（具体参见附件2）

2、审查与审核：按“应收尽收、应归尽归”原则，请各部门领导和兼职档案员认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，特别须注意签字和公章的完整性，严把质量关，防止漏归、错归。

3、立卷与分类：兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，以确保本部门文件材料能够及时、完整地归档。

4、查漏补缺：历年应归档但尚未归档的文件材料，请各单位认真检查，查遗补漏，及时归档；当年资料归档后，若兼职档案员有调整、补充，请及时通知档案馆。

5、合作分工：凡由多个单位合作完成的项目或工作，由主办部门立卷、归档。各参与单位将自己承担部分任务的文件资料送交主办部门。

6、移交手续：移交档案必须履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签名盖章，各存清册一份。

特此通知。

档案馆

2022年5月18日